第一章 总 则
第一条 为了进一步规范我校集体户口管理，根据《中华人民共和国户口登记条例》和《山西省常住户口登记管理规定》《省内户口迁移“一站式办理”》《高等院校档案管理办法》文件政策，结合我校实际情况，特制定本规定。
第二条 保卫处受公安机关委托负责本校集体户口管理工作。其主要任务是：协助公安机关办理本单位师生集体户口的户籍、身份信息相关工作，掌握本单位集体户口变动情况，办理公安机关交办的其他有关户口登记工作。
第三条 户口管理工作政策强，管理人员应主动争取公安机关的帮助、指导，严格依法按章办事，全心全意为师生员工服务，勤政廉洁，务实高效。
第二章 管理机构及职责
第四条 学校成立户籍档案管理工作组
组 长：保卫处处长
副 组 长：治安消防科科长
专职人员：户籍干事
第五条 工作组主要任务：
1.贯彻执行国家法律、法规，遵照有关规定认真做好集体户口的审批管理工作。
2.负责本单位人员遵守户口制度的宣传教育，协助公安机关户籍部门办理师生户籍身份相关工作，掌握本单位户口变动情况。
3.严格依法按规定办事，全心全意为师生员工服务，勤政廉洁，务实高效。
第六条 专职人员职责：
1.在户籍管理工作组领导下，认真贯彻执行有关户籍管理的方针、政策，热情接待每个办事人员，树立全心全意为人民服务的业务指导思想。
2.负责新生入学手续的办理工作
（1）审核新生入学通知书和户口迁移证件；
（2）协助驻地公安派出所核查、上户；
（3）领取户口常住人口登记表,保存归档。
3.负责毕业生下户手续办理工作
（1）核对毕业生户口迁户工作；
（2）按时发放迁移证。
4.负责办理教职工户口接收、审批上户与迁出、转户、注销的有关证明资料。
5.具体办理在校生和教职工户籍身份的其他相关手续。
6.负责对户籍资料分类进行归档、装订，作为历史资料妥善保存，安全保管，以供查阅核对。
7.完成处长和公安机关临时交办的其它工作任务。
第三章 入户与管理
第七条 学生集体户口的入户
1.学生户口迁移实行自愿原则，新生可将户口保留原籍也可迁移至学校。新生入学时若不迁移户口，视为自动放弃户口迁移，逾期后不得再行户口迁入。
2.新入学可转入户口的学生凭本人《录取通知书》、身份证原件及复印件、《户口迁移证》（省外）申请入户，由各教学系户籍网络管理员（一般为各系团总支书记）核实整理，制定新生迁户花名册送交保卫处保存备案，本人持规定证件到郭家堡派出所办理入户。
第八条 教职工集体户口的入户
1.调入、招入我校的教职工，本人及配偶名下在本市无房产的可落学校集体户口。
2．申请迁入我校集体户口的教职工凭学校接受证明、社保证明、在编通知书、户口本、身份证原件以及复印件、户口迁移证（省外）到保卫处开具上户介绍信，经郭家堡派出所审查批准后入户。
第九条 新生儿户口的入户
1.父母双方为我校事业编制教职工集体户口且在本市无房产的新生儿可落学校集体户口。
2.父母一方为我校事业编制教职工集体户口，一方为常住居民家庭户口，新生儿报户需到常住居民家庭户口所在地报出生。
3.符合规定的新生儿上户凭夫妻双方结婚证、户口本、孩子出生证、夫妻双方身份证原件及复印件到保卫处开具上户介绍信，经郭家堡派出所审核申请上户。
第十条 其他应当入户的或根据公安机关规定有变动的，按其规定办理。
第十一条 户口迁移证必须符合以下要求：
1.姓名、性别、出生日期、籍贯、出生地等内容必须齐全，姓名必须与录取通知书、身份证姓名相一致，身份证编号必须准确、清楚，如有涂改应在涂改处加盖当地派出所公章。
2.所持户口迁移证应盖有当地派出所户口专用章。
第十二条 丢失户口迁移证的，可由我校保卫处与派出所核实后开具未落户证明，回原迁出地派出所补开户口迁移证，给予登记入户。
第四章 户籍档案的管理与借用
第十三条 所在集体户口学生在校期间办理身份证、边境通行证、公证等事项时可复印户口档案底页。
第十四条 所在集体户口人员在规定范围内需借用户口档案底页时，教职员工凭工作证与身份证、学生凭学生证与身份证办理借用手续。借用期限一般不超过三天，如需延长时间应及时说明。
第十五条 户口底页具有证明公民身份的法律效力，借用人员必须做到：
1.保持户口底页清洁、完整，无破损。
2.不得擅自涂改或增减内容，如有错漏，可申报更正。
3.保证按时交还。
第五章 身份证办理
第十六条 凡迁入本校集体户口的师生持户口本（教职工）、学生证（学生）到郭家堡派出所均可办理身份证。异地办理身份证的师生持保卫处开具的单位介绍信（教职工）、学生证（在校学生）到郭家堡派出所办理。
第十七条 本人到郭家堡派出所照像并录指纹，身份证办证所需时间一般为一周。
第六章 户口迁出
第十八条 户口迁出手续办理规定
1.户口迁往省内地区的毕业生，凭学生证、身份证到保卫处办理下户手续，本人持毕业生就业报到证、毕业证等直接前往拟落户派出所上户。
2.户口迁往省外地区的毕业生，凭学生证、身份证到保卫处办理下户手续，本人持毕业生就业报到证、毕业证、身份证到郭家堡派出所办理户口迁移证。
3.退学(开除)的学生凭学校开具的有关文件到保卫处办理下户手续，省外学生到郭家堡派出所办理户口迁移证。
4.转学学生凭省教育厅的转学批复到保卫处办理下户手续。
5.工作调动凭人事处开具的调令到保卫处办理户口迁出手续。
6.教职工申请迁出学校集体户单独立户的凭户口本、身份证到保卫处办理下户手续，迁往省内人员持房产证(明)、身份证等证件直接到房产所在地派出所办理；迁往省外人员持户口本、拟落户派出所开具的准迁证到郭家堡派出所办理迁户手续。
第十九条 户口管理人员应严格按照学校主管部门提供的毕业生报到证与当年政策规定办理户口迁移手续，其基本原则是：
1.有报到单位的毕业生，其户口迁往报到单位所在地派出所。
2.专升本的毕业生，户口按本科入学通知书迁往入学地址。
3.学生在校户籍状态应与学籍状态保持同步统一管理，在校期间学生户籍不得迁移。学生离校时，户籍相应迁出。
4.退学学生的户口一律迁回原籍。
5.教职工工作调动，其户口迁往调入单位；属于集体户口的教职工辞职的，其户口按规定迁出。
6.凡已离校的学生、调离我校的教职工，应迁出其户口。未按时迁出的户口为滞留户口，学校不予保管。
第二十条 户口已迁出的毕业生要求变更迁移地址的，必须持改派通知，向派出所申请办理。
第二十一条 户口办理应在迁移证件有效期内办理迁户。户口迁移证有效期一个月，准迁证有效期40天。
第七章 户口更改
第二十二条 办理变更民族、姓名及出生日期的规定
1.需要恢复或变更民族成分的，应出具市民族宗教事务局出具的证明或公安机关的原始登记凭证，由保卫处审核，本人报请公安机关审批同意后，办理变更手续。
2.需要更改姓名的，应提出变更申请，经学校教务处、学生处分别签署同意更改意见，由保卫处审核，本人报公安机关批准后，申请办理更改姓名手续。
3.需要变更出生日期的，根据公安机关原始户籍资料或原始《出生医学证明》按规定报请公安机关审批。
第八章 户口注销
第二十三条 有下列情况之一者，应当注销户口
1.参军入伍前，由本人或老师持入伍通知书办理。
2.出境定居：凭出国、出境定居证明材料办理。
3.死亡在丧事办理前持死亡通知书办理。
4.被逮捕的按逮捕机关通知办理。
5.其他需要注销户口的，按有关规定办理。
第九章 附 则
第二十四条 国家户口管理政策发生变化后，本规定与之发生矛盾的，以国家政策为准。本规定自公布之日起施行,由保卫处负责解释。
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